نظرة عامة

اسم البرنامج: برنامج حوكمة السجلات والملفات المدرسية
نمط البرنامج: تدريب مدمج (متزامن + غير متزامن) عبر منصة عصارة أكاديمية تدريبية
الفئة المستهدفة: مدراء/مديرات المدارس، وكلاء/وكيلات المدارس، المساعدون الإداريون، اللجان وفرق العمل المدرسية
مدة البرنامج: 3 أيام تدريبية (جلسات متزامنة) + أنشطة ومصادر رقمية غير متزامنة داخل المنصة

وصف البرنامج (وصف كامل):
برنامج تدريبي تطبيقي يهدف إلى بناء نظام عمل واضح لتنظيم السجلات والملفات داخل المدرسة بما يضمن الامتثال، ودقة التوثيق، وسهولة الاسترجاع، وحماية المعلومات. يركّز البرنامج على مفهوم الحوكمة في البيئة المدرسية من خلال ضبط دورة حياة السجل: الإنشاء، الاعتماد، التصنيف، الحفظ، التحديث، الاسترجاع، والإتلاف الآمن عند الحاجة، وربط كل سجل بمالكه التنظيمي ومسؤولياته وفق الهيكل المدرسي (مدير/وكيل/مساعد إداري/لجان…).

يتناول البرنامج تصنيف السجلات وربطها بالمهام واللجان والوصف الوظيفي والممارسات التشغيلية، وبناء “خريطة سجلات” توضّح: ما الذي يجب توثيقه؟ من المسؤول؟ أين يُحفظ؟ ما مدة الحفظ؟ ومن يملك صلاحية الوصول؟ كما يقدّم أدوات عملية مثل قوالب تنظيم الملفات، وقوائم تحقق للمراجعة الذاتية، وآليات ضبط النسخ، ومؤشرات متابعة الالتزام؛ بما يرفع جاهزية المدرسة للزيارات الإشرافية والتدقيق ويحد من فقد الوثائق أو تكرارها أو ضعف توثيقها.

مخرجات البرنامج المتوقعة:

• خريطة سجلات مدرسية قابلة للتطبيق.

• هيكل تصنيف وتنظيم للسجلات والملفات (ورقي/إلكتروني).

• قوائم تحقق للمراجعة الذاتية وجاهزية الزيارات.

• خطة تحسين قصيرة لمعالجة فجوات التوثيق.

الأهداف

الأهداف المعتمدة للبرنامج:
بنهاية البرنامج يُتوقع أن يكون المتدرب قادرًا على:

1. شرح مفهوم حوكمة السجلات والملفات المدرسية وأهميتها في رفع كفاءة الأداء الإداري والامتثال.

2. تحديد موقع كل سجل داخل منظومة العمل المدرسي (مهمة/لجنة/وصف وظيفي/ممارسة تشغيلية).

3. ربط السجل بمالكه التنظيمي وتحديد المسؤوليات والصلاحيات (إنشاء/اعتماد/تحديث/حفظ/إتاحة وصول).

4. تصنيف السجلات والملفات المدرسية وفق الوظائف وتوحيد آلية التنظيم داخل المدرسة.

5. تطبيق ضوابط الحفظ والأرشفة والاسترجاع وحماية المعلومات وضبط النسخ.

6. بناء “خريطة سجلات” للمدرسة تشمل: مكان الحفظ، مدة الحفظ، الصلاحيات، وآلية التتبع.

7. إعداد قوائم تحقق للمراجعة الذاتية ورفع جاهزية المدرسة للزيارات الإشرافية والتدقيق.

8. رصد الفجوات في توثيق السجلات وتحويلها إلى إجراءات تحسين (مسؤول + زمن + دليل تحقق).

9. توظيف أدوات التحول الذكي (ورقي/إلكتروني) لدعم إدارة السجلات بكفاءة واستدامة.

المحتوى

الوحدات/موضوعات البرنامج:

• الوحدة 0: التهيئة
  استخدام منصة عصارة، آلية الحضور، تحميل الملفات، طريقة تسليم التكليفات.

• الوحدة 1: مدخل إلى الحوكمة في السجلات المدرسية
  مفهوم الحوكمة، دورة حياة السجل، الأخطاء الشائعة وكيفية معالجتها.

• الوحدة 2: تصنيف السجلات حسب الوظيفة
  ربط السجلات بالمهام/اللجان/الوصف الوظيفي/الممارسات التشغيلية.

• الوحدة 3: تحديد المالك التنظيمي والصلاحيات
  من ينشئ/يعتمد/يحفظ/يحدّث؟ تنظيم الصلاحيات وحماية البيانات.

• الوحدة 4: التحول الذكي (ورقي/إلكتروني) وضبط النسخ
  تنظيم الأرشفة، التسمية، النسخ، التتبع، الاسترجاع السريع.

• الوحدة 5: جاهزية الزيارات الإشرافية والتدقيق
  الأدلة والشواهد، حزمة الجاهزية، تنظيم ملفات الزيارة.

• الوحدة 6: المراجعة الداخلية والتقويم الذاتي
  بناء Checklists، المراجعة الدورية، قياس الالتزام، التحسين المستمر.

• الوحدة 7: مشروع تطبيقي (مخرج البرنامج)
  إعداد خريطة سجلات + قائمة تحقق + خطة تحسين قصيرة.

المحتوى الرقمي داخل المنصة (مرتبط بالأهداف والموضوعات):

• دليل المتدرب (PDF).

• عرض الشرائح/ملخص المحاور (PDF).

• قوالب جاهزة للتحميل:

  • قالب خريطة السجلات المدرسية.

  • قالب تصنيف الملفات (ورقي/إلكتروني).

  • قالب ضبط النسخ والصلاحيات.

  • Checklist جاهزية الزيارات الإشرافية.

  • نموذج إجراء تصحيحي وخطة تحسين (مسؤول + زمن + دليل تحقق).

• أنشطة رقمية: رفع ملف/نقاش/اختبار.

• (إن وُجد) تسجيلات الجلسات أو ملخصات بعد كل يوم.

الجلسات (التدريب المتزامن)

طريقة الحضور: يتم إتاحة رابط الفصل الافتراضي من داخل صفحة البرنامج في منصة عصارة قبل موعد الجلسة عبر زر/رابط: (دخول الجلسة المباشرة).

(مهم للامتثال: الدخول يكون من صفحة البرنامج نفسها).

الخطة الزمنية المختصرة (3 أيام):

• اليوم الأول: الوحدة 1 + الوحدة 2 + نشاط تطبيقي (تصنيف سجلات).

• اليوم الثاني: الوحدة 3 + الوحدة 4 + نشاط تطبيقي (صلاحيات/ضبط نسخ/أرشفة).

• اليوم الثالث: الوحدة 5 + الوحدة 6 + عرض المشروع التطبيقي + تغذية راجعة.

ملاحظة: جدول المواعيد التفصيلي يظهر في “جدول الجلسات” داخل المنصة.

التقييم

آلية التقييم وإثبات الإنجاز:

• أنشطة قصيرة بعد كل وحدة (داخل المنصة).

• واجب/مهمة تطبيقية: إعداد خريطة سجلات + Checklist خاصة بالمدرسة/نموذج مدرسة.

• اختبار قصير (بعدي أو قبلي/بعدي حسب إعداد البرنامج).

• مشاركة في منتدى النقاش (تبادل أفضل الممارسات والتحديات).

متطلبات اجتياز البرنامج وإصدار الشهادة (حسب سياسة الجهة):

• استكمال الحضور في الجلسات المتزامنة وفق سياسة المنصة.

• إكمال الأنشطة الرقمية المطلوبة.

• تسليم الواجب/المشروع التطبيقي.